Wat hebben we geleerd van twee maanden digitale bijeenkomsten houden? Digitaal voelt inmiddels echt als normaal. We weten nu uit ervaring wat wel werkt en wat niet. En stiekem kijken we alvast verder; wat houden we ook na de coronacrisis vast? We geven 3 tips.
Tip 1: van zenden naar interactie
We merken dat interactie steeds belangrijker wordt tijdens digitale bijeenkomsten. Het is nodig om elkaar te begrijpen en elkaars verhaal te horen. Alleen dan kom je tot gedragen besluiten. Wij werken daarom met twee tools tegelijk. Eén tool waarop het overleg plaats vindt en een tool waarbij de deelnemers post-its kunnen plakken voor een brainstorm die net echt lijkt. Dit is soms ingewikkeld, maar met een goede voorbereiding en instructies werkt dit goed. Collega Sander Simonse deelt zijn ervaring: “In de sessie was het opmerkelijk stil, omdat ieders inbreng via digitale ‘geeltjes’ werd toegevoegd. Hierna begon de discussie. Het is handig dat je ieders inbreng ziet en ordent. Zo kun je heel gericht de discussie voeren. Voordeel is dat je alle inbreng in een bestand plaatst zodat je ook direct overzicht hebt per vraag, thema of persoon. Dat bespaart tijd.”
Tip 2: wees niet bang want je bereikt meer
We zagen in de beginperiode van de coronamaatregelen dat niet iedereen digitale participatie aandurfde. Sterker nog; sommigen gebruikten het niet kunnen uitvoeren van participatie als argument om vertraging te accepteren. Collega Jolina van Dijk denkt hier anders over: “Natuurlijk is digitale participatie nieuw en spannend. En ja, het vergt een goede voorbereiding. Maar scheelt dat nu zoveel van een spannende bewonersavond met een zaal vol publiek? Ik denk het niet. We merken zelfs dat we een heel nieuw publiek aanspreken. Mensen die niet naar avonden komen, maar wel aanwezig willen zijn bij een kort digitaal overleg. Laten we die lessen doortrekken naar de situatie zonder corona. Want die digitale middelen zorgen ervoor dat de zwijgende meerderheid meer van zich laat horen.”
Tip 3: papier is het nieuwe chique
Met één digitale tool kom je er vaak niet. Zoek naar de juiste middelenmix. Je kunt tools als Zoom, Teams en Mentimeter inschakelen en via een chat tijdens een presentatie vragen ophalen. Of via een online platform meningen en vragen van bewoners verzamelen en met hen informatie delen op een website. Maar hoe bereik je als gemeente ouderen of anderen die minder digitaal vaardig zijn? Volgens collega Tabitha Mann is papier het nieuwe chique. Zet ook het wijkkrantje in of stuur bewoners een brief of ansichtkaart met informatie. Of plaats informatieve posters bij een populaire supermarkt. Ook in deze coronatijd komen daar veel mensen langs.
Wat horen we?
We hebben een enquête gehouden onder de deelnemers van verschillende digitale bijeenkomsten. Wat blijkt? De ervaringen zijn positief: ‘Ik vind het fijn dat in de huidige situatie processen door kunnen gaan. We hadden nog weinig ervaring met digitaal vergaderen. Nu blijkt dat dit prima gaat.’ ‘Het was fijn om elkaar te zien en het delen van documenten ging makkelijk.’ ‘Er kunnen veel mensen effectief deelnemen en kunnen ook vragen stellen.’
Wil je meer informatie hierover? Neem contact op met Maureen ter Steege.
