Sliedrecht hoort bij de eerste ronde BZK-proeftuinen. De woningcorporatie Tablis heeft er gezorgd voor een start met een warmtenet. Het doel van de proeftuin is om te zorgen dat een groter deel van de wijk, waaronder particulieren woningen, aardgasvrij wordt. Onze collega Jade Oudejans heeft een jaar lang meegewerkt met deze wijkaanpak als projectleider ‘financiering’. Dat deze naam de lading van de projectgroep die zij begeleidde niet dekte, bleek later in het traject… Tijdens deze opdracht, en de wijkaanpakken waaraan ze bij andere gemeenten werkt, heeft ze al een aantal lessen en inzichten opgedaan als het gaat om projectorganisatie en regie.
Veel gemeente willen, als vervolg op een Transitievisie Warmte, aan de slag in een wijk. Aan welke bezetting van een projectteam moet je als gemeente minimaal denken, wil je intern effectief werk maken van een wijkaanpak?
Het is ten eerste een belangrijke les om de aandacht die een wijkaanpak vraagt niet te onderschatten. Zowel in capaciteit als in tijd. Een wijkaanpak is een intensief traject dat meerdere jaren in beslag neemt. Zorg dus in ieder geval voor een projectleider die minimaal 0,5 FTE en liefst 1 FTE beschikbaar is.
Ook de inzet van communicatie/participatie wordt vaak onderschat, zeker in wijk met veel particuliere eigenaren is in gesprek gaan met deze bewoners en samen tot plannen komen een uitgebreid traject. Ook hier heb je tijdens veel fases van je wijkaanpak een flink aantal FTE voor nodig.
En een tip die ik kreeg van de overall projectleider van de wijkaanpak in Sliedrecht: zorg ook voor voldoende projectondersteuning. Een wijkaanpak organiseren vraagt heel veel meetings inplannen, bewonersavonden organiseren en mails bijhouden. Als je daarin ondersteund wordt, kan je je als projectleider beter focussen op de voortgang van het project en het aansturen van de organisatie.
Dat gezegd hebbende, hoe ziet een projectteam er gemiddeld uit voor een wijkaanpak?
Vaak wordt een wijkaanpak op ambtelijk niveau aangestuurd door een projectgroep. Daarin nemen in ieder geval de projectleider, een communicatiemedewerker (liefst met participatie-expertise) en de belangrijkste stakeholders deel. Verder zijn er vaak andere personen vanuit de gemeente die aansluiten, zoals de beleidsmedewerker duurzaamheid, een medewerker OR en, afhankelijk van de koppelkansen die je wilt leggen, ook medewerkers klimaatadaptatie, veiligheid, sociaal beleid, enz.
Je kunt de projectgroep ook opdelen in subgroepen, met projectleiders op onderdelen. In Sliedrecht zijn er naast de overall projectgroep bijvoorbeeld een aparte werkgroep communicatie en participatie, financiering, en ‘kabels en leidingen’ die zich bezighoudt met de openbare ruimte en ondergrond.
Elke werkgroep heeft een eigen projectleider. Onthoud daarbij dat veel van deze subdomeinen elkaar vinden en overlappen gedurende het proces. Waar bijvoorbeeld de werkgroep financiering zich in het begin nog richtte op businesscases en gesprekken met financierende partijen, zagen we dat we naarmate de wijkaanpak vorderde steeds meer de inhoudelijke basis moesten leveren voor participatie; de businesscase moet bijvoorbeeld worden vertaald naar een aanbod op individueel bewonersniveau.
En de participatie met de wijk heeft invloed op het gekozen alternatief per buurt en het aanbod. Onze werkgroep ‘financiering’ hebben we daarom een andere naam gegeven: werkgroep aanbod eigenaar-bewoners. Bovendien is de communicatie-participatie expert van de gemeente vast aangesloten bij onze werkgroep, om de afstemming tussen verschillende sporen binnen een wijkaanpak te garanderen
Naast deze ambtelijke groepen heeft een wijkaanpak een stuurgroep nodig, voorgezeten door de wethouder, waarin bestuurders van de belangrijkste partners deelnemen en waarin gezamenlijke besluiten worden genomen. Tip: neem de stuurgroep ook in de beginfase mee, wanneer er misschien nog weinig formele besluiten voor te leggen zijn, echt frequent (bijvoorbeeld elke kwartaal) in de voortgang! Dit voorkomt een inhaalslag in een latere fase.
En hoe organiseer je stakeholders?
Vaak is er, zeker wanneer je verder gaat vanuit een TVW traject, al een coalitie van stakeholders. Met de stakeholders die van toepassing zijn op de wijk is het zaak dat je in het begin afspraken maakt over het gezamenlijke doel, rolverdeling en (te maken keuzes over) uitgangspunten en kaders, zowel op proces als op inhoud.
Onderschat deze fase niet en schiet niet te snel door naar inhoudelijke beslissingen. Elkaars belangen helder krijgen, van elkaar begrijpen en bij elkaar brengen in het begin, voorkomt een hoop ruis en vertraging in latere fases. Het zorgt voor meer vertrouwen en transparantie gedurende het proces.
Een grote succesfactor voor je wijkaanpak is bovendien zeker weten dat je partners met commitment in de wedstrijd zitten. Als je dat nog niet gedaan hebt, denk dan eens aan het samen afsluiten van een intentieovereenkomst, om de start van een langdurige samenwerking mee te markeren.
Welke aandachtspunten heb je voor de regierol van de gemeente in deze samenwerking met stakeholders?
Als gemeente, en dan voornamelijk in persoon van de projectleider, is het belangrijk dat je helder maakt welke mijlpalen er zijn in het proces, wanneer wat besloten wordt en daar sterk regie op houdt. Dat vraagt dus om rekening houden met de onzekerheden van alle partijen, maar tegelijkertijd toch door te durven gaan.
Wat ik in Sliedrecht heb gezien, is dat een gemeente een hele belangrijke rol heeft in het bepalen van de ‘spelregels’ voor de wijkaanpak. Welke keuze in oplossingen bied je bewoners, wanneer maakt iemand aanspraak op subsidie, hoe verdeel je subsidie over de wijk, welke kaders geef je mee aan de participatie? Er is een collegebesluit nodig om dit soort keuzes heel scherp te maken.
Een ander aandachtpunt is dat je als regisseur de rolverdeling binnen de projectorganisatie in de gaten houdt en zorgt dat alle onderdelen duidelijk belegd zijn. Dit klinkt eenvoudig, maar in een leeromgeving als een proeftuin, waar je niet weet welke werkzaamheden er op je af gaan komen, moet je dit continu blijven herijken. Je wilt voorkomen dat stakeholders op elkaar zitten wachten te wachten, of andersom, dezelfde verantwoordelijkheid voelen en op zich nemen. Samengevat, gemeenten moeten niet alleen durven om de spelregels op te stellen, maar ook om scheidsrechter te zijn.