digitale participatie

Wij zijn er bij Over Morgen van overtuigd dat een project pas succesvol is als je aan participatie hebt gedaan. Maar hoe doe je dat, nu door corona fysieke bijeenkomsten niet mogelijk zijn? Adviseur Maureen ter Steege verzamelde oplossingen en trucs van collega’s en geeft de beste tips voor digitale participatie.

Normaal staan onze agenda’s bomvol werkateliers, bewonersavonden, stakeholdertafels en participatiedagen.
Wij gaan met bewoners en gebruikers van een gebied (stakeholders) in gesprek via een combinatie van bijeenkomsten en een internetplatform. Die agenda ziet er sinds vorige week opeens totaal anders uit. Bijeenkomsten kunnen niet meer doorgaan vanwege corona.

Maar het werk moet wel doorgaan en participatie blijft essentieel. Deadlines blijven staan, zoals 1 juni voor de concept Regionale Energiestrategie in heel Nederland en 31 december 2021 voor de transitievisies warmte voor elke gemeente. Wat nu? Gelukkig heeft Over Morgen creatieve en ondernemende medewerkers die voor elk probleem een oplossing weten te bedenken.

Via de computer naar je toe

Lang leve het internet! Door gebruik te maken van online platformen zorgen we ervoor dat allerlei vormen van werksessies met verschillende partijen doorgaan. Zo hoeft niemand naar buiten en fysiek af te spreken met elkaar. We komen via de computer of telefoon naar ze toe. We merken dat onze opdrachtgevers ook blij zijn dat bijeenkomsten niet geannuleerd hoeven te worden en het werk doorgaat.

Er zijn verschillende opties zoals Microsoft Teams, Zoom, Skype, Stormboard en Whereby. De deelnemers kunnen elkaar zien en spreken. Ze kunnen actief mee doen met de sessies aan de hand van polls, chats en Q&A’s. Ook kunnen ze in groepen worden verdeeld. En we geven interactieve presentaties, digitale trainingen en webinars. Collega Anouk Paris werkt aan de omgevingsvisie in Lingewaard met participatie op afstand.

Anouk: ‘Op een online platform kunnen mensen een vragenlijst invullen, hun mening geven over toekomstscenario’s en stemmen op stellingen. Alle inwoners krijgen komende week een ansichtkaart. Daarop kunnen ze hun toekomstbeeld voor Lingewaard delen en de kaart terugsturen. Ze worden ook gewezen op het online platform. Zo kunnen mensen toch hun mening geven over de omgevingsvisie.’

‘Dit gaan we vaker doen’

Collega José Hobert is voor het Regionale Uitvoeringsdienst actief in de regio Utrecht. ‘Er stond een werksessie ‘Meervoudige vergunningverlening Omgevingswet’ gepland. Het doel was om samen met alle partners te komen tot werkafspraken. Maar hoe doe je dat als je niet meer bij elkaar kunt komen? In de regio Utrecht hebben we de sessie via Zoom laten plaatsvinden. Hierdoor zat ik afgelopen donderdag met ongeveer 40 mensen uit circa 20 organisaties in één Zoomsessie.’

José vond het echt een inspirerende ervaring. ‘Het is gewoon mogelijk om interactieve sessies te organiseren en daarbij in werkgroepen uiteen te gaan. Zo kunnen we ook digitaal ons werk voortzetten. Kortom; dit gaan we zeker vaker toepassen. Sterker nog, ik ben op dit moment bezig met de voorbereiding van de vervolgsessie.’

Rozengeur en maneschijn?

Digitale platformen benutten we dus voor bewonersparticipatie en overleggen. We gebruikten dit al als participatievorm voordat de coronavirusmaatregelen kwamen. Alleen nu hebben we geen mogelijkheid meer om het daarnaast ook fysiek te doen.

‘Deze crisis creëert een bepaald niveau van begrip en respect naar elkaar’, volgens collega Rosa Goossens. Ze ervaart de gesprekken die ze met bewoners voert als vriendelijker en ook effectiever: ‘We laten het gesprek niet stilvallen, maar gaan juist door met participatie en blijven in contact met bewoners. Door scherpe vragen te stellen in de online werksessies weet je ook wat de meningen en emoties van bewoners zijn. Je kunt helaas de discussies van bewoners onderling minder goed faciliteren, waardoor de interactie van de samenleving minder is.’

Ook collega Tabitha Mann is positief over de effectieve overleggen vanuit huis. ‘Oordopjes in, uitzicht vanaf 4 hoog over Rotterdam en brainen over klimaatadaptatie in Rotterdam. Goede setting en leuke manier om creatief en efficiënt te brainstormen.’

Voortaan alleen maar digitaal?

Je zou je bijna afvragen wat we verliezen als we participatie alleen nog maar digitaal gaan doen. Mijn ervaringen en die van mijn collega’s zijn tot nu toe vooral positief. Maar het is soms wel lastig om de gevoelens en gedachten van de deelnemers te peilen via een online platform. Ook kan het ervoor zorgen dat interactie met de bewoners onderling niet mogelijk is. Daarom heb ik een aantal tips:

Tips voor digitale participatie:

  • Deel niet alleen informatie, maar laat de deelnemers ook aan het woord. Gebruik polls, Q&A’s en andere interactieve middelen;
  • Verdeel de participanten in groepjes. Zo kunnen de participanten ook onderling overleggen;
  • Stel een gespreksvoorzitter aan die het gesprek leidt en iedereen de beurt geeft om te praten;
  • Houd rekening met de emoties van de deelnemers, stel scherpe vragen en geef veel ruimte voor input om de gevoelens en gedachten van de deelnemers te peilen;
  • Bereid een digitale werksessie goed voor zodat alles werkt en soepel verloopt.

Mensenwerk blijft belangrijk

Online is veel mogelijk en mensenwerk blijft belangrijk. We hopen dat het coronavirus snel onder controle komt zodat er zo min mogelijk slachtoffers vallen. In de tussentijd zorgen de maatregelen er voor dat we nog creatiever werken en deadlines blijven halen zodat we kunnen blijven werken aan een duurzame leefomgeving. Participatie op afstand is een mooie oplossing. We doen dan ook een oproep aan onze opdrachtgevers om zo veel als mogelijk te blijven werken aan alle opgaven.

Wij helpen jou hier graag bij. Ben jij ook op zoek naar alternatieve werkwijzen voor participatie? Neem contact op met Rosa Goossens, 06 212 900 19 of rosa.goossens@overmorgen.nl.

Gepubliceerd: 24-03-2020