Aanbesteden komt de laatste jaren veelvuldig negatief in het nieuws. Als voorbeeld hiervoor noem ik de (mislukte) aanbestedingsprocedure van het Rijksmuseum met als gevolg dat de opening werd vertraagd en de bekende overschrijdingen van de begroting. Ook de mediaberichtgeving rondom de aankoop van Fyra treinen door het Rijk heeft het imago van aanbesteden verre van opgepoetst. Ik vind echter dat aanbesteden onterecht zo’n negatieve bijklank heeft gekregen. De komst van de nieuwe Aanbestedingswet creëert nu een momentum om een ander geluid te laten horen.
Zie aanbesteden als kans!
Steeds vaker wordt mij gevraagd: hoe komen we onder een aanbestedingstraject uit? De vraag of aanbesteden nodig is wil ik natuurlijk graag beantwoorden. Maar mijn directe wedervraag is altijd: waarom zou je er onder uit willen? Aanbesteden kan juist een mooie kans zijn om innovatieve oplossingen te vinden voor de uitdagingen van een gebiedsontwikkeling of vastgoedproject.
Zorg dat je de regelgeving kent, weet van alle mogelijkheden qua procedurevormen en spelregels die tot je beschikking staan. De nieuwe aanbestedingswet, die vanaf 1 april in werking is getreden, stelt aan overheden de voorwaarde om proportionele eisen te stellen aan de inschrijver. Denk aan eisen voor draagkracht en geschiktheidseisen. Dit dwingt er toe om je te verdiepen in de markt en de marktpartijen. Dit biedt ook een kans! Want als je weet hoe de markt in elkaar zit en welk soort marktpartijen het beste passen bij jouw vraag, dan ben je in staat om een procedure en een uitvraag op te zetten die perfect passen bij de doelstellingen van een project.
Geef ruimte en daag uit.
Op het gebied van innovatief aanbesteden loopt de infrastructurele sector voor, daar zie je namelijk al veel vaker innovatieve contractvormen en ruimte voor innovatieve concepten uit de markt. Daar kunnen we bij het aanbesteden van schoolgebouwen, vastgoedontwikkelingen of gemeentelijke diensten nog wat van leren!
Zorg dat je ten eerste je belangrijkste doelstellingen goed verwoord in duidelijke eisen. Daarna kan je met een gerust hart en met een open mind om je heen kijken hoe marktpartijen op je vraag reageren. Betrek zo nodig deze partijen ook in een consultatie om je vraag te toetsen en eventueel bij te stellen. Ik voorspel dat je in de daarop volgende aanbesteding verrast zal worden door oplossingen die je zelf niet bedacht zou hebben die uiteindelijk elk project vooruit zullen helpen.
Zoek een partner, niet alleen een plan.
Op basis van flinke financiële beloftes, prachtige 3D beelden, filmpjes, tekeningen en mooi omschreven visies wordt vaak voor het mooiste plan gekozen in een aanbesteding. Te vaak komen die mooie plannen er helaas niet, omdat de partijen die het samen moeten gaan maken elkaar niet begrijpen.
Daarom kijk ik ook altijd naar de visie die een marktpartij heeft op de samenwerking met de overheid. Daarin zie je vaak overduidelijk of een partij dezelfde taal spreekt, gelooft in het plan en zich inzet voor de samenwerking in het project. Maar begin ook altijd bij jezelf. Laat in je uitvraag zien dat je de samenwerking zoekt en dat de partner die je zoekt er niet alleen voor staat in de uitwerking van de plannen.
Als het om de financiën gaat is alleen het beoordelen van een aangeboden (grond)prijs niet meer voldoende. De tijd van onvoorwaardelijke grondbiedingen is voorbij en marktpartijen zijn genoodzaakt allerlei voorwaarden en voorbehouden op te nemen in hun biedingen. Geef de partner die je zoekt hier dan ook de ruimte voor. De reële waarde van een financieel bod moet je vervolgens in de beoordeling wel in samenhang zien met de bijbehorende voorwaarden. Dit vergt eigenlijk een nieuw soort gunningcriterium naast de Kwaliteit en Prijs, namelijk het criterium Risico & proces.