Het coronavirus brengt veel vragen en onzekerheden met zich mee. Wat we in elk geval zeker weten, is dat we nog een tijdje zoveel mogelijk thuis werken. Wellicht wordt dit wel het nieuwe normaal. Daarom is het goed om nu als gemeente, regio, nationale overheid, bedrijf en individu te investeren in kennis en ervaring met het houden van digitale bijeenkomsten. Eerder gaven we al wat tips voor digitale participatie. Nu een vervolg, met nog drie slimme tips.
Tip 1: Houd het spannend
Een digitale bijeenkomst is intensiever dan een offline bijeenkomst. Het vraagt meer focus en er is vaak toch minder interactie. Zorg daarom voor afwisseling. Motiveer de groep en verhoog de snelheid. Wissel bijvoorbeeld presentaties af met een filmpje tussendoor of een opdracht voor de deelnemers. Na maximaal een uur is er een pauze nodig. Een digitale bijeenkomst van twee uur is eigenlijk al te lang. Als je langere sessies wilt houden, kun je dit beter over verschillende dagen verdelen.
Tip 2: Bereid de digitale bijeenkomst goed voor
Stuur voorafgaand aan de bijeenkomst instructies naar de deelnemers. In deze instructies krijgen ze uitleg over de digitale tool die je gaat gebruiken. Het is ook handig om de bijeenkomt vooraf zelf te oefenen. Zo weet je hoe de tool werkt, wat er allemaal mogelijk is en hoe de deelnemers dit ervaren. Bij een digitale bijeenkomst hoort ook technische ondersteuning. Zorg dat er iemand tijdens de bijeenkomst bereikbaar is voor de deelnemers voor technische vragen. Deze technische ondersteuning kan ook helpen als je in groepjes uit elkaar wilt gaan of als je meerdere tools tegelijk gaat gebruiken.
Tip 3: Het blijft een beetje ‘pielen’
Of je nou al vanaf het begin digitale bijeenkomsten organiseert of bijwoont of dit pas net doet, het blijft een beetje pielen. We proberen onze weg te vinden en alles zo goed mogelijk voor te bereiden. Toch gaan sommige dingen anders dan bij offline bijeenkomsten. Denk aan een slechte internetverbinding of een programma dat niet op ieders laptop werkt. Dit zijn dingen die je niet altijd in de hand hebt, maar die wel vervelend zijn. Respecteer dit bij jezelf en bij anderen.
